Dynamisch aankoopsysteem goed alternatief voor raamovereenkomsten

Een aankoopcentrale valt te vergelijken met een inkoopcombinatie. De definitie in de aanbestedingsrichtlijn luidt als volgt: Een ‘aankoopcentrale’ is een aanbestedende dienst die:

• voor aanbestedende diensten bestemde leveringen en/of diensten verwerft; of
• overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot voor aanbestedende diensten bestemde werken, leveringen of diensten.

Een aankoopcentrale mag op haar beurt weer gebruik maken van een zogenaamd dynamisch aankoopsysteem en of een elektronische veiling. Een ‘dynamisch aankoopsysteem’ is een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare

kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende dienst, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor elke ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het bestek een indicatieve inschrijving heeft ingediend.

Een aankoopcentrale met een dynamisch aankoopsysteem zou een goed alternatief kunnen worden voor het gebruik van raamovereenkomsten. De inzet van een aankoopcentrale met een dynamisch aankoopsysteem leidt tot hetzelfde resultaat (een lijst met aanbieders die Europees in concurrentie
zijn gesteld en waar diensten of producten betrokken mogen worden zonder iedere keer apart Europees aan te moeten besteden) maar is veel flexibeler in termen van voorwaarden en prijs.

Onderwerp Raamovereenkomst Aankoopcentrale

De verschillen tussen het gebruik van raamovereenkomsten en het gebruik van een aankoopcentrale
gebaseerd op een dynamisch aankoopsysteem worden hieronder toegelicht.

De duur

Een raamovereenkomst heeft een maximale looptijd van vier jaar.
Opdrachten geplaatst door aankoopcentrale kunnen voor veel langere tijd worden geplaatst. In beginsel niet oneindig en te lang is waarschijnlijk ook niet wenselijk, maar in ieder geval langer dan vier jaar.

Het aanbod

Bij raamovereenkomst schrijven de aanbieders in en op basis van die aanbiedingen staan de voorwaarden voor levering (van diensten of producten) vast voor de looptijd van de raamovereenkomst. Dat levert beperkingen op voor aanbieders die groeien en wellicht ook andere diensten of producten aan kunnen bieden gedurende de looptijd van de raamovereenkomst, of die tussentijds ook wel tegen betere voorwaarden willen leveren.

Bij een aankoopcentrale met een dynamisch aankoopsysteem kan het aanbod periodiek (maandelijks of halfjaarlijks) worden bijgewerkt (zolang de aanbieders maar voldoen aan de gestelde selectiecriteria). Dat levert meer flexibiliteit op voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer.

De prijs

Bij raamovereenkomst schrijven de aanbieders in en op basis van die aanbiedingen staat de prijs voor de levering (van diensten of producten) vast voor de looptijd van de raamovereenkomst. Dat is inflexibel. Bij een aankoopcentrale met een dynamisch aankoopsysteem kan de prijs periodiek (maandelijks of halfjaarlijks) worden bijgewerkt. Dat levert meer flexibiliteit op voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer.

De toegang

Bij raamovereenkomsten gelden vaak zware selectiecriteria. Dat is nodig omdat de waarde van die contracten erg groot is. Bovendien is het veel werk om driehonderd mantelpartijen te administreren. Hierdoor hebben kleinere partijen vaak geen kans om toegelaten te worden tot die raamovereenkomsten. De praktijk is inmiddels al zover dat kleine partijen de moeite en kosten besparen en niet meer inschrijven. Als mantelpartijen zelf geen capaciteit hebben, huren ze vanzelf in bij de kleinere aanbieders in ruil voor een vergoeding van twintig tot dertig procent.
Bij een aankoopcentrale met een dynamisch aankoopsysteem kunnen de selectiecriteria zo laag worden gesteld dat vrijwel alle aanbieders automatisch voldoen. Dat scheelt veel tijd en energie in de beoordeling en het is aan de aanbestedende dienst zelf om te kiezen met welke aanbieder ze in zee willen. In theorie scheelt dat in ieder geval de twintig tot dertig procent opslag.

De kosten

Raamovereenkomsten moeten iedere vier jaar opnieuw aanbesteed worden.
De kosten daarvoor zijn (periodiek) eenmalig. De kosten voor aanbestedingscentrales lopen door gedurende de periode dat de aanbestedingscentrale actief is.

September 2016, mr. Caroline Weebers-Vrenken MRE